Articolul de luna aceasta este in continuarea temei de luna trecuta. Spuneam in articolul precedent ca este bine sa faci training doar daca ai nevoie de el. Mai jos este descrisa o abordare eficienta de identificare a necesitatilor de training, coaching sau consiliere in situatiile in care un angajat obtine o performanta redusa.

    Companiile se asteapta ca fiecare angajat sa realizeze responsabilitatile incluse in fisa de post la nivelul cerut si respectand valorile companiei. De asemenea, companiile considera ca modelul de comportamente asteptate si adeziunea la valorile companiei sunt parti integrante ale performantei obtinute.

    Indicatorii prezentati in cadrul acestui articol permit companiilor sa corecteze situatiile in care apare performanta scazuta, oferind in acelasi timp nivelul de flexibilitate necesar pentru rezolvarea problemelor in intervalul de timp agreat.

    Indicatorii pentru imbunatatirea performantei sunt structurati astfel incat sa ajute managerii si angajatii sa analizeze motivele variatiei de performanta si sa abordeze pasii necesari pentru imbunatatirea performantei.
Acesti indicatori sunt situati pe un continuum si ofera angajatilor oportunitatea de a-si imbunatati performanta sau de a decide daca este / nu este potrivit pentru postul respectiv.

    Compania considera urmatoarele situatii ca fiind probleme ce implica utilizarea indicatorilor pentru imbunatatirea performantei:
        - rezultatul de „Necesita imbunatatiri” obtinut de angajat la aprecierea performantei
        - indisciplina (incalcari repetate ale regulilor de lucru)
        - nerespectarea valorilor companiei
        - neasumarea responsabilitatilor.
    Feedback-ul asupra performantei oferit imediat dupa evenimentul identificat este cel mai eficient.

    Indicatorii pentru imbunatatirea performantei trebuie utilizati in cadrul precizat de valorile companiei si cu respect fata de angajati si echipele de lucru.
        1. Managerul se intalneste cu angajatul imediat dupa evenimentul identificat. Intalnirea are loc doar intre cei doi.
        2. Managerul explica angajatului motivul intalnirii si face un rezumat al situatiei. Managerul se va concentra asupra situatiei si nu asupra persoanei. El va prezenta faptele observabile care indica o performanta scazuta sau un comportament neadecvat. Discutia se va centra pe diferenta dintre ceea ce a facut angajatul si ceea ce ar fi trebuit sa faca.
        3. Managerul descrie apoi reactia lui la situatia respectiva: de ce merita discutata diferenta de performanta si care sunt consecintele pentru companie daca situatia nu este corectata.
        4. Managerul si angajatul analizeaza posibilele motive pentru variatia de performanta si revizuiesc fisa de post.
        5. Managerul afla apoi punctul de vedere al angajatului privind situatia respectiva.
        6. Managerul si angajatul stabilesc de comun acord si agreeaza un plan pentru imbunatatirea performantei. Planul trebuie sa contina pasi specifici si termene de realizare. De asemenea trebuie sa detalieze consecintele realizarii planului.
        7. Managerul stabileste momente specifice de monitorizare a progresului angajatului in implementarea planului.
        8. Managerul redacteaza apoi planul si il inmaneaza angajatului.

    Sunt doua mari arii de variatie a performantei:

        1. Cunostinte si abilitati
    Angajatul si-a insusit cunostintele si abilitatile cerute de post?
    Are nevoie de un plan de training pe subiectul respectiv?
    Are nevoie de un curs de reamintire pe subiectul respectiv?
    Utilizeaza frecvent cunostintele si abilitatile?
    Ce tip de feedback a primit in momentul in care a utilizat cunostintele si abilitatile?
    Are nevoie de un plan structurat de practicare a cunostintelor si abilitatilor?

        2. Comportamente si atitudini
    Care sunt consecintele negative daca se comporta intr-un anumit mod?
    Performanta scazuta a angajatului atrage recompense?
   
    Ce obtine prin a avea o performanta scazuta? Mai multa atentie din partea celorlalti sau a managerului?
    Care sunt situatiile sau motivele care incurajeaza performanta scazuta?
    Angajatul se afla in situatia in care, cu cat face mai putin, cu atat se simte psihic mai bine?
    Angajatul cunoaste importanta generarii unei performante ridicate?
    Cunoaste consecintele unei performante scazute?
    Mediul in care isi desfasoara activitatea favorizeaza obtinerea unei performante ridicate?
    Cunoaste consecintele obtinerii unei performante ridicate?
    Poate obtine satisfactie personala printr-o performanta foarte buna?
    Responsabilitatile sale satisfac nevoile sale?
    Exista vreun obstacol in obtinerea unei performante ridicate?
    Cunoaste ceea ce se asteapta de la el?
    Cunoaste termenele limita?
    Are probleme in stabilirea prioritatilor?
    Manifesta deficiente in ce priveste autoritatea, utilizarea timpului si a resurselor?
    Care sunt masurile care trebuie luate?
    Echipa va accepta masurile luate si implicatiile generate?
    Care este timpul disponibil pentru rezolvarea situatiei?

    In timpul discutiei managerul va utiliza intrebari deschise pentru a obtine maximum de informatii de la angajat si va asculta atent raspunsurile pentru a identifica posibile solutii ale problemei. Managerul va utiliza intrebari inchise pentru a determina aspecte specifice si va merge in profunzime cu intrebarile pentru a afla adevaratele cauze sau motive.
    In final, managerul trebuie sa identifice elemente pozitive pe baza carora angajatul sa construiasca un plan de actiune pentru cresterea performantei.

    Echipa HRD