Etapa de realizarea a rapoartelor constituie „oaia neagra” a oricarui tip de proiect deoarece multitudinea de date obtinute trebuie sortate, analizate, interpretate si prezentate intr-o maniera care sa faciliteze intelegerea a ceea ce s-a intamplat sau se intampla. Existenta in cadrul companiilor a unui sistem de raportare ne asigura ca:
        - obiectivele initiale ale proiectului sunt monitorizate si se actioneaza in sensul realizarii lor
        - activitatile necesare pentru realizarea obiectivelor sunt planificate si desfasurate
        - informatiile privind progresul realizat sunt disponibile in timp util.

    In functie de specificul fiecarui proiect, sistemul de raportare este construit diferit, dar oricare ar fi acesta, el trebuie stabilit in etapa de planificare pentru a nu intampina dificultati in timpul implementarii proiectului. Rapoartele pot fi scrise sau orale, prezentate in sedinte sau in intalniri “fata in fata”, zilnice, saptamanale sau lunare etc.

    Acestea ar trebui sa includa:

        - evaluare scrisa, sustinuta de una verbala a progresului
        - grafice aduse la zi pentru a demonstra progresul si a-l compara cu planificarea
        - rapoarte financiare – pentru a monitoriza situarea sub sau peste buget
        - rapoarte asupra schimbarilor si replanificarilor

    Rapoartele sunt de diferite tipuri:

        - rapoarte periodice de monitorizare a progresului i;nregistrat dupa implementarea fiecarei etape a proiectului
        - rapoarte speciale legate de dificultatile de implementare
        - raportul final – la care se adauga o analiza financiara a programului si un studiu critic a oricarei probleme majore aparute.

    Referitor la rapoartele privind resursele umane, acestea au cateva beneficii incontestabile:

    1. Reimprospateaza distinctia dintre activitatile care sustin strategia generala a companiei si cele care nu fac acest lucru. De exemplu, implementarea politicilor si procedurilor de resurse umane nu sprijina strategia decat in momentul in care creeaza comportamente dezirabile din partea angajatilor.

    2. Te ajuta sa controlezi costurile si sa creezi valoare. Te ajuta sa arati care sunt investitiile necesare pentru a obtine anumite rezultate. De exemplu, un program de pregatire este o investitie daca ajuta la atingerea obiectivelor companiei.

    3. Masoara indicatorii importanti pentru proiectele desfasurate.

    4. Arata contributia departamentului de resurse umane la atingerea obiectivelor companiei.

    5. Le permite managerilor de resurse umane sa isi indeplineasca responsabilitatile lor strategice. Ii incurajeaza sa se concentreze asupra modului in care deciziile lor afecteaza procesul de implementare a strategiei companiei.

    6. Incurajeaza flexibilitatea si schimbarea. Pe baza informatiilor cuprinse in rapoarte se pot lua decizii de imbunatatire a proceselor sau chiar de reproiectare a lor atunci cand nu mai corespund situatiei existente.

    Urmatorul ghid pentru redactarea rapoartelor este util managerilor de resurse umane care doresc sa prezinte intr-un mod simplu si concret informatii tuturor managerilor si angajatilor companiei.

    1. Proiecteaza un format simplu, dar consistent. Nu uita ca raportul trebuie sa fie inteles de catre toti angajatii. Raportul ar trebui sa contina intre 4 si 10 indicatori ale caror variatii sa fie reprezentate grafic.

    2. Pune in acelasi loc factorii care determina performanta. In unele companii, indicatorii referitori la calitate sunt raportati de catre departamentul de control al calitatii, costurile de catre departamentul financiar etc. In acest mod angajatii nu vor avea o imagine foarte clara asupra performantelor companiei sau unui departament anume.

    3. Masoara si urmareste permanent nivelul de performanta. Intentia este de a incuraja imbunatatirile continue prin aratarea progresului inregistrat, dar si atingerea obiectivelor prin realizarea ajustarilor necesare.

    4. Adauga limite de control superioare si inferioare pentru a permite fluctuatii statistice. Orice proces are o marja de toleranta, iar orice indicator niste limite in care valoarea lui poate fluctua fara a genera efecte negative. Stabilind aceste limite, managerii nu vor reactiona de fiecare data cand valoarea unui indicator nu este conforma cu valoarea stabilita.

    5. Concentreaza-te asupra imbunatatirilor continue. Un sistem de masurare trebuie sa genereze o atitudine de continua imbunatatire a tuturor aspectelor legate de performanta. Feedback-ul generat de sistemul de masurare trebuie sa fie pozitiv atunci cand sunt realizate imbunatatiri.

    6. Arata in raport legatura dintre departament si intregul proces. Vei aduce astfel in atentia angajatilor rolul pe care ei il joaca in atingerea unei performante ridicate.

    La final prezentam doua tipuri de rapoarte simple, dar consistente, pentru a „starni” imaginatia tuturor celor care urmaresc sa implementeze in companiile lor sisteme de masurare eficiente.

    Observam ca acest mod de a prezenta datele ne ofera informatii pretioase despre directia de actiunile pe care o vom intreprinde in viitor. In cazul A sunt necesare imbunatatiri la nivelul proceselor pentru a mentine avantajul competitiv, in timp ce in cazul B sunt necesare imbunatatiri rapide care sa reduca in scurt timp decalajul dintre compania noastra si competitie. in cazul C este necesara o imbunatatire profunda a proceselor, iar in cazul D imbunatatirea profunda este dorita.