Pentru un manager de resurse umane, una dintre provocarile permanente este de a convinge managerul general de utilitatea si eficienta unui program de pregatire. Aceasta deoarece orice program de pregatire (indiferent de tematica, durata, numar de participanti etc.) este o investitie in oameni, investitie pe care managerul general doreste sa o recupereze intr-un anumit interval de timp. Urmatorul exemplu de calcul arata cum anume putem stabili rata de returnare a investitiei intr-un program de pregatire si elementele pe care le luam in calcul atunci cand calculam eficienta programului respectiv. Datele sunt orientative si se vor adapta de la caz la caz.

    I. PROBLEMA IDENTIFICATA
    In cadrul unei companii care are un numar de 50 de angajati s-a facut o analiza care a aratat ca pierderile in procesul de productie sunt de aproximativ 5.000 EURO pe luna, cu mici fluctuatii de la o luna la alta. Veniturile companiei sunt la nivelul de 1.000.000 EURO anual. In procesul de productie sunt implicati 25 de angajati si 3 supervizori. Salariul brut al angajatilor este de 100 EURO pe luna, iar al supervizorilor de 300 EURO pe luna.

    In urma analizei a rezultat ca pierderile se datoreaza urmatoarelor cauze:
        - Angajatii manifesta neglijenta in realizarea produselor, lucru demonstrat si de numarul mare de rebuturi
        - Unii dintre angajati nu stiu sa exploateze la intreaga capacitate utilajele din dotare
        - Specificatiile de lucru nu sunt intotdeauna intelese de catre angajati
        - Supervizorii utilizeaza un stil de conducere autoritar, ceea ce creeaza puternice sentimente de insatisfactie din partea angajatilor.

    II. SOLUTIA PROPUSA
    Pentru a remedia aceasta situatie, s-a luat decizia de a organiza trei tipuri de programe de pregatire:
        - Program de pregatire pentru supervizori care urmareste modificarea atitudinilor si dezvoltarea abilitatilor de a conduce si coordona angajatii. Acest program se desfasoara pe perioada a doua zile;
        - Program de pregatire tehnic pentru angajati privind exploatarea si intretinerea utilajelor. Acest program dureaza o zi;
        - Program de pregatire pentru angajati privind constientizarea asupra rolului pe care il au in realizarea unor produse ridicate din punct de vedere calitativ. Acest program dureaza doua zile.

    Cele trei programe de pregatire vor fi sustinute de o companie specializata deoarece nivelul de dezvoltare a companiei si frecventa de realizare a cursurilor nu permite angajarea unui instructor cu norma intreaga.

    III. VOLUMUL INVESTITIEI
    Onorariul pentru o zi de curs este de 100 EURO (fara TVA) pe persoana, cu un maxim de 1.000 EURO (fara TVA) pe zi in cazul grupelor formate din mai mult de 10 participanti. Totalul onorariilor pentru toate cele trei programe de pregatire va fi urmatorul:

    Programul 1 – 3 supervizori x 2 zile x 100 EURO = 600 EURO
    Programul 2 – 2 grupe de angajati (una de 13 si alta de 12 persoane) x 1 zi x 1.000 EURO = 2.000 EURO
    Programul 3 - 2 grupe de angajati (una de 13 si alta de 12 persoane) x 2 zile x 1.000 EURO = 4.000 EURO

    Total Program 1 + Program 2 + Program 3 = 6.600 EURO (fara TVA) = 7.854 EURO (TVA inclus)

    Programul include si un numar de 28 ore de coaching, cate o ora pentru fiecare participant. Ora de coaching este de 50 EURO (fara TVA).

    Costul total al orelor de coaching este de 1.400 EURO (fara TVA), adica 1.666 EURO (TVA inclus).

    Astfel, costurile totale sunt de 9.520 EURO (TVA inclus).

    Pe langa aceste programe de pregatire si ore de coaching, conducerea companiei a stabilit un sistem de intalniri periodice intre supervizori si angajati pe o perioada de 6 luni de la finalizarea programelor de pregatire. Intalnirile se vor desfasura saptamanal si vor dura aproximativ o jumatate de ora. Aceste intalniri au ca scop:
        - monitorizarea progresului inregistrat de angajati;
        - monitorizarea efectelor generate de programele de pregatire;
        - rezolvarea problemelor care pot apare pe parcurs;
        - cresterea gradului de constientizare a angajatilor fata de calitatea produselor realizate;
        - cresterea gradului de colaborare dintre angajati si supervizori.

    De asemenea, la interval de aproximativ 3 luni de la finalizarea programelor, va avea loc partea de follow-up in care se vor analiza impreuna cu angajatii si supervizorii efectele programelor de pregatire. Toate programele de pregatire si sesiunile de coaching vor fi derulate in termen de 3 saptamani.

    Compania si-a propus ca in termen de 1 an de la realizarea acestor cursuri, pierderile sa se situeze la nivelul de maxim 500 EURO pe luna. Pentru a atinge acest obiectiv, s-a propus planificarea obiectivelor pe fiecare trimestru astfel:

    Astfel, intr-un an de zile de la finalizarea programelor, compania doreste sa obtina o reducere a pierderilor de 28.500 EURO.
    Pentru a calcula rata investitiei in programele de pregatire si coaching, va trebui sa identificam valoarea investitiei si apoi sa o raportam la profitul obtinut din reducerea pierderilor intr-un an de zile (28.500 EURO).Investitia totala in cele 28 de persoane este data de urmatoarea formula:
Investitia totala =
= Onorarii programe de pregatire + Onorarii coaching + Costuri absenteism + Cheltuieli administrative + Costuri intalniri in care cheltuielile administrative sunt reprezentate de cheltuielile ocazionate de desfasurarea cursurilor (inchiriere sala de pregatire si cathering), iar costurile intalnirilor se refera la cat costa intalnirile dintre supervizori si angajati pe perioada celor 6 luni de zile.

    Costurile legate de absenteism (timpul in care angajatii participa la cursuri) sunt date de urmatoarea formula:

    Costuri absenteism =
= (Numar zile curs x Numar participanti) x Salariu zilnic + Valoarea pe care ar fi produs-o participantii in zilele de curs.
Pentru calcularea salariului zilnic se considera ca o luna are 22 de zile lucratoare.

    Costuri absenteism =
= (2 zile x 3 supervizori x 13,63 EURO) + (3 zile x 25 angajati x 4,54 EURO) + Valoarea pe care ar fi produs-o participantii in zilele de curs.

    Pentru calcularea valorii medii pe care o produce un angajat intr-o zi de lucru, sa presupunem ca situatia companiei este urmatoarea:

    Valoarea medie pe care o produce un angajat intr-o zi este data de urmatoarea formula:
Valoarea medie produsa intr-o zi de lucru =
= ((Venituri – (Cheltuieli – Salarii)) / Numar angajati) / Numar zile lucratoare pe an =
= ((1.000.000 EURO – (800.000 EURO – 240.000 EURO)) / 50 angajati) / 242 zile lucratoare =
= ((1.000.000 EURO – 560.000 EURO) / 50) / 242 =
= (440.000 EURO / 50) / 242 =
= 8.800 EURO / 242 =
= 36,36 EURO

    Astfel costurile legate de absenteism vor fi urmatoarele:
Costuri absenteism =
= (2 zile x 3 supervizori x 13,63 EURO) + (3 zile x 25 angajati x 4,54 EURO) + Valoarea medie produsa intr-o zi de lucru de un angajat x Numarul total de zile de curs x Numarul total de participanti =
= 81,78 EURO + 340,5 EURO + 5.090,4 EURO =
= 5.512,68 EURO

    Intorcandu-ne la formula privind investitia totala, vom afla ca valoarea acestei investitii este de:
Investitia totala =
= Onorarii programe de pregatire + Onorarii coaching + Costuri absenteism + Cheltuieli administrative + Costuri intalniri =
= 7.854 EURO + 1.666 EURO + 5.512,68 EURO + Cheltuieli administrative + Costuri intalniri

    Cheltuielile administrative sunt reprezentate de cheltuielile ocazionate de desfasurarea cursurilor si depind de modul in care compania doreste sa organizeze cursurile (in interiorul sau in exteriorul companiei). In cazul in care toate cursurile se desfasoara in afara companiei, cheltuielile administrative vor fi date de urmatoarea ecuatie:
    Cheltuieli administrative =
= Numar zile curs x Cheltuieli inchiriere sala + Numar zile curs x 3 supervizori x Cheltuieli cathering + Numar zile curs x 25 angajati x Cheltuieli cathering.

    Sa presupunem ca inchirierea unei sali de curs este in jurul a 100 EURO pe zi (TVA inclus), iar cathering-ul pentru o persoana este de 2,5 EURO pe zi (TVA inclus).
Cheltuieli administrative =
= 8 zile x 100 EURO + 2 zile x 3 supervizori x 2,5 EURO + 6 zile x 25 angajati x 2,5 EURO =
= 800 EURO + 15 EURO + 375 EURO =
= 1.190 EURO

    Costurile intalnirilor se refera la cat costa intalnirile dintre supervizori si angajati pe perioada celor 6 luni de zile. Avand in vedere ca intalnirile se desfasoara saptamanal, vom avea urmatorul rezultat:
Costuri intalniri =
= Numar supervizori x Numar intalniri x Salariul pentru 30 de minute + Numar angajati x Numar intalniri x Salariul pentru 30 de minute =
= 3 supervizori x 24 intalniri x 0,85 EURO + 25 angajati x 24 intalniri x 0,28 EURO =
= 61,2 EURO + 168 EURO =
= 229,2 EURO

    Acum putem calcula volumul investitiei totale:
Investitia totala =
= Onorarii programe de pregatire + Onorarii coaching + Costuri absenteism + Cheltuieli administrative + Costuri intalniri =
= 7.854 EURO + 1.666 EURO + 5.512,68 EURO + 1.190 EURO + 229,2 EURO =
= 16.451,88 EURO

    IV. BENEFICIILE CARE SE VOR OBTINE IN URMA IMPLEMENTARII PROIECTULUI
    Beneficiile proiectului sunt in valoare de 28.500 EURO si reprezinta volumul reducerii pierderilor prin intermediul proiectului propus.

    V. RATA DE RETURNARE A INVESTITIEI
    Rata de returnare a investitiei pentru aceasta interventie este data de:
Rata de returnare a investitiei =
= Valoarea generata de reducerea pierderilor / Volumul investitiei totale =
= 28.500 EURO / 16.451,88 EURO =
= 1,73

    Observam ca, in conditiile in care programul de pregatire se desfasoara la standarde ridicate si este obtinut angajamentul participantilor fata de rezultatele propuse, investitia este profitabila inca din primul an, urmand ca rata de returnare sa creasca incepand cu al doilea an cand se va atinge obiectivul stabilit.