I. PROBLEMA IDENTIFICATA
O companie doreste sa isi dezvolte forta de vanzari pentru a creste volumul vanzarilor.
II. SOLUTIA PROPUSA
Conducerea companiei a luat decizia de a angaja un numar de 5 agenti de vanzari. Salariul fix brut pentru fiecare agent este de 350 USD pe luna (aproximativ 210 USD salariu net lunar), iar compania estimeaza un volum al vanzarilor de 200.000 USD pentru fiecare agent de vanzari in termen de 12 luni dupa efectuarea perioadei de proba. Perioada de proba este de 3 luni. Pentru fiecare agent, comisionul din vanzari este de 5% si include si impozitul platit de companie.
Salariul brut lunar al managerului de resurse umane este de 1.200 USD. Am presupus ca managerul de resurse umane se ocupa de toate etapele procesului.
III. VOLUMUL INVESTITIEI
Pentru a determina costurile legate de procesul de recrutare, selectie si integrare a personalului, vom aduna costurile pentru fiecare etapa din cadrul procesului. Aceste etape corespund unui nivel de calitate excelent in ce priveste candidatii selectati. Oricare dintre aceste etape pot fi reduse din punct de vedere al perioadei alocate, dar cu efecte asupra calitatii procesului.
1. Timpul alocat analizei postului si elaborarii fisei de post – Aceasta etapa se realizeaza de catre managerul posturilor vacante si managerul de resurse umane. Avand in vedere ca posturile sunt similare, se va elabora o singura fisa de post. Timpul mediu de lucru este de aproximativ 12 ore pentru analiza postului si intocmirea fisei de post. Presupunand ca salariul brut lunar al managerului este de 1.500 USD, avem un total al costurilor pentru aceasta etapa de 183.6 USD, cost calculat pe baza urmatoarei formule:
Costurile legate de analiza postului si elaborarea fisei de post =
= Numarul de ore de lucru x (Salariul orar al managerului + Salariul orar al managerului de resurse umane) =
= 12 ore x (1.500 USD / 176 ore + 1.200 USD / 176 ore) =
= 12 ore x (8,50 USD / ora + 6,80 USD / ora) =
= 12 ore x 15.3 USD / ora =
= 183,6 USD
Pentru calcularea salariului orar s-a luat in calcul un numar de 22 de zile lucratoare pe luna si 8 ore de lucru in fiecare zi, ceea ce inseamna un total de 176 ore lucratoare lunar.
Mentionam ca aceasta etapa este esentiala pentru a obtine un nivel ridicat de calitate a procesului deoarece fisa de post este cea care arata specificatiile necesare pentru angajarea candidatului potrivit (educatie, abilitati, atitudini, experienta).
2. Anuntarea posturilor vacante in exteriorul companiei – Daca se utilizeaza metoda anunturilor in ziar, atunci sunt necesare intre 2 si 4 anunturi pentru a fi observate de cei interesati. Mai mult, anunturile trebuie sa aiba o anumita marime pentru a fi cat mai usor vizibile.
Optand pentru un numar mediu de 3 anunturi, costurile pentru aceasta etapa vor fi de aproximativ 1.500 USD.
3. Selectarea aplicatiilor primite – Daca luam un numar mediu de aplicatii primite de aproximativ 150 si consideram un timp mediu de 5 minute pentru analiza fiecarei aplicatii, rezulta ca managerul de resurse umane va analiza un numar mediu de 12 aplicatii pe ora. In acest caz, costurile legate de selectarea aplicatiilor vor fi date de urmatoarea ecuatie:
Costurile legate de selectarea aplicatiilor primite =
= (Numar total aplicatii / Numar aplicatii analizate pe ora) x Salariul orar al managerului de resurse umane =
= (150 aplicatii / 12) x 6,80 USD / ora =
= 12,5 x 6,80 USD / ora =
= 85 USD
4. Preselectia candidatilor – In aceasta etapa managerul de resurse umane va sustine interviuri cu candidatii ale caror aplicatii au fost selectate. Numarul acestor interviuri poate varia intre 20 si 60 pentru cele 5 posturi. Pentru exemplul nostru, vom lua un numar de 40 de interviuri cu durata de aproximativ 45 de minute. La aceasta etapa sunt incluse si costurile legate de timpul necesar anuntarii si programarii candidatilor pentru interviuri, anuntarea celor ale caror aplicatii nu au fost selectate, revizuirea protocoalelor de interviu pentru a genera lista scurta de candidati (10 – 15 candidati) si timpul alocat pentru anuntarea candidatilor care au participat la interviuri, dar nu au fost selectati. In acest caz, costurile totale ale acestei etape vor fi date de urmatoarea ecuatie:
Costurile legate de preselectia candidatilor =
= (Timpul alocat pentru toate interviurile (ore) + Timpul alocat pentru programarea candidatilor (ore) + Timpul alocat pentru anuntarea celor ale caror aplicatii nu au fost selectate (ore) + Timpul alocat pentru revizuirea protocoalelor de interviuri (ore) + Timpul alocat pentru anuntarea candidatilor respinsi la interviu) x Salariul orar al managerului de resurse umane =
= (30 ore + 2 ore + 2 ore + 2 ore + 1 ora) x 6,80 USD =
= 37 ore x 6,80 USD =
= 251,6 USD
5. Selectia candidatilor – Candidatii care au fost selectati in urma interviului de preselectie (de obicei intre 10 si 20 de candidati) vor fi prezentati managerului care are in subordine posturile vacante. Pentru exemplul nostru, consideram un numar de 10 candidati. De obicei, fiecare interviu dureaza aproximativ o ora, la final fiind necesara inca o ora pentru revizuirea protocoalelor de interviu si luarea deciziei, precum si anuntarea candidatilor care nu au fost acceptati. Luarea deciziei de angajare se realizeaza de obicei in colaborare cu managerul de resurse umane. Pentru aceasta etapa costurile totale sunt urmatoarele:
Costurile legate de selectia candidatilor =
= (Numar interviuri x Durata interviului) x Salariul orar al managerului + Timpul necesar pentru luarea deciziei x (Salariul orar al managerului + Salariul orar al managerului de resurse umane) =
= (10 x 1 ora) x 8,50 USD + 1 ora x (8,50 USD + 6,80 USD) =
= 10 ore x 8,50 USD + 1 ora x 15,3 USD =
= 85 USD + 15,3 USD =
= 100,3 USD.
6. Perioada de proba – Este etapa in care noii angajati au un randament de aproximativ 60 % din capacitatea lor. Ei se afla intr-un proces de invatare si adaptare ce dureaza aproximativ 6 luni. La finalul perioadei de proba vor fi definitivati pe post in functie de rezultatele obtinute. Pentru exemplul nostru, presupunem ca noii angajati au fost definitivati pe post.
Costurile acestei etape includ urmatoarele elemente:
Costurile legate de perioada de proba =
= (Randamentul maxim (100%) – Randamentul noului angajat (60%) x Salariul fix lunar + Numar ore coaching din partea
managerului x Salariul orar al managerului) x 5 noi angajati =
= (40% x 350 USD + 10 ore x 8,5 USD) x 5 noi angajati =
= (140 USD + 85 USD) x 5 =
= 1.125 USD
Astfel, valoarea totala a procesului de recrutare, selectie si integrare pentru cele 5 posturi este urmatoarea:
Valoarea totala a procesului de recrutare, selectie si integrare =
= Timpul alocat analizei posturilor si elaborarii fisei de post + Anuntarea posturilor vacante in exteriorul companiei +
Selectarea aplicatiilor primite + Preselectia candidatilor + Selectia candidatilor + Perioada de proba =
= 183,6 USD + 1.500 USD + 85 USD + 251,6 USD + 100,3 USD + 1.125 USD =
= 3245,5 USD
intrebarea este: Ce costuri mai putem reduce, fara sa afectam calitatea procesului de recrutare si selectie?
in cazul nostru, pot fi reduse urmatoarele costuri:
- Costurile legate de analiza posturilor si elaborarea fiselor de post – Daca exista deja fise de post asociate posturilor vacante, costurile vor fi nesemnificative.
- Costurile legate de preselectia candidatilor – In cadrul exemplului, noi am inclus un numar de 40 de interviuri care costa 251,6 USD. S-ar putea, in functie de post si de candidatii care se vor prezenta la interviuri, sa reducem numarul acestor interviuri la aproximativ 20, caz in care costurile ar fi de 125,8 USD.
Este de preferat ca pentru perioada de proba sa nu se reduca numarul orelor alocate sesiunilor de coaching cu noii angajati. Aceste sesiuni au rolul de a-i familiariza pe noii angajati cu misiunea, valorile, strategia si obiectivele companiei, politicile si procedurile existente, modul de lucru etc. In plus, periodicitatea acestor sesiuni asigura integrarea mai rapida a noilor angajati, managerii avand posibilitatea sa raspunda intrebarilor si sa urmareasca progresul facut de angajati.
In acest caz, valoarea procesului de recrutare si selectie pentru toate cele 5 posturi va fi urmatoarea:
Valoarea totala a procesului de recrutare, selectie si integrare =
= Timpul alocat analizei posturilor si elaborarii fisei de post + Anuntarea posturilor vacante in exteriorul companiei +
Selectarea aplicatiilor primite + Preselectia candidatilor + Selectia candidatilor + Perioada de proba =
= 0 USD + 1.500 USD + 85 USD + 125,8 USD + 103,3 USD + 1.125 USD =
= 2939,1 USD
Toate aceste cifre sunt orientative si se modifica de la companie la companie. Ceea ce ne intereseaza pe noi aici este faptul ca totalul costurilor de recrutare, selectie si integrare pentru cele 5 pozitii fluctueaza intre 2939,1 USD si 3245,5 USD.
IV. BENEFICIILE PE CARE LE OBTINEM IN URMA IMPLEMENTARII PROIECTULUI
Pentru a calcula rata de returnare a investitiei in cei 5 noi angajati, va trebui sa determinam beneficiile probabile pe care le vom obtine de pe urma lor. Asa cum precizam la inceputul exemplului, ne asteptam ca fiecare agent de vanzari sa aiba un volum de vanzari de 200.000 USD in primele 12 luni dupa perioada de proba. Inseamna ca volumul total al vanzarilor pentru cei 5 agenti va fi de 1.000.000 USD anual.
V. RATA DE RETURNARE A INVESTITIEI
Rata de returnare a investitiei va fi data de urmatoarea formula:
Rata de returnare a investitiei =
= Volumul vanzarilor / (Costurile de recrutare, selectie si integrare + Salarii + Bonusuri + Cheltuieli administrative) =
= (1.000.000 USD / (3245,5 USD + 21.000 USD + 50.000 USD + 10.000 USD)) =
= (1.000.000 USD / 84.245,5 USD) =
= 11,87
Aceasta este o rata reala a investitiei in procesul de recrutare, selectie si integrare a noilor angajati si arata cat de profitabila poate fi aceasta investitie in cazul in care calitatea procesului este ridicata.
In situatia in care se merge pe un nivel calitativ mai redus, costurile legate de proces sunt mai reduse, dar si riscul ca obiectivele propuse sa nu fie atinse este mai mare.
|
